في 5 مارس 2024، استقبلت دولة الإمارات العربية المتحدة سمو أمير دولة الكويت في مراسم استقبال رسمية أُقيمت في "قصر الوطن" بأبوظبي. وجسدت المراسم عمق العلاقات الأخوية بين البلدين من خلال عروض تراثية ومشاركة الخيول والإبل ضمن برنامج احتفالي يعكس الهوية والثقافة الخليجية المشتركة.
وانصب دور "إيفولوشن" على إدارة العمليات التشغيلية خلف الكواليس، حيث تولّت إنشاء مجمع تشغيلي متكامل، وتجهيز الإسطبلات، ومرافق الإبل، وإدارة عمليات نقل الحيوانات، والإشراف على إدارة العروض، دعماً لمشاركة نحو 950 مؤدياً و200 حيوان ضمن البرنامج الرسمي.
ولهذا، تعاملت "إيفولوشن" مع المشروع باعتباره مدينة تشغيلية متكاملة تعمل بعيداً عن أنظار الضيوف، إذ جرى تخطيط جميع مناطق الانتظار، ومسارات الحركة، وتوقيتات العروض بعناية لضمان سلامة الحيوانات، وجاهزية المؤدين، وانسيابية التنفيذ، بما يتيح ظهور مراسم الاستقبال الرسمية بصورة تليق بمكانة المناسبة، وتعكس أعلى معايير البروتوكول والتنظيم.
التحديات
تتطلب مراسم الاستقبال الرسمية أعلى درجات الدقة، إذ لا تحتمل أي مجال لعدم اليقين في العمليات التشغيلية. وكان لا بد من تجميع المؤدين والحيوانات، واستكمال إجراءات الاعتماد والفحص، ونقلهم، وإدخالهم إلى مواقع العروض وفق تسلسل زمني محدد، مع تنسيق جميع التحركات بما يتوافق مع بروتوكولات القصر والإجراءات الأمنية والمناطق ذات الوصول المقيّد.
كما تطلب المجمع التشغيلي في "قصر الإمارات" توفير بيئة متكاملة تدعم البروفات والاستعدادات والتنفيذ المباشر، دون أن ينعكس حجم هذه العمليات على تجربة الضيوف أو المراسم الرسمية. وشمل ذلك تشغيل الإسطبلات، ومرافق الإبل، ومسارات النقل، ومناطق رعاية الحيوانات، وأكثر من كيلومتر من الأسوار المؤقتة المنظمة، ضمن منظومة تشغيلية واحدة آمنة ومترابطة، تضمن أعلى مستويات الكفاءة والانسيابية طوال فترة الفعالية.
التنفيذ
طورت "إيفولوشن" البيئة التشغيلية خلف الكواليس انطلاقاً من الرحلة الكاملة للمؤدين والحيوانات، حيث جرى إنشاء إسطبلات مخصصة، ومناطق مستقلة للإبل، ومجمعات تشغيلية وفرت فصلاً واضحاً بين الحيوانات، وفرق الرعاية، والمؤدين، وفرق الإنتاج، مع الحفاظ على قرب كل مجموعة من مسارات دخولها المحددة إلى موقع المراسم.
كما ربطت خطة النقل بين المجمع التشغيلي في "قصر الإمارات" والبرنامج الرسمي في "قصر الوطن"، من خلال إعداد جداول دقيقة لحركة المركبات، ومسارات الدخول، وإجراءات الاعتماد والفحص، وأوقات الانتظار، بحيث أصبحت جميع العمليات اللوجستية جزءاً من التسلسل الزمني للعروض والبروفات، وليس مجرد مهام تشغيلية منفصلة.
وتولت فرق إدارة العروض الإشراف على تنظيم صفوف المشاركين، وتوقيتات الانطلاق، والانتقالات بين الفقرات، بما حافظ على الإيقاع البصري للمراسم الرسمية. كما شملت الخطة التشغيلية متطلبات رعاية الحيوانات، والإجراءات الأمنية، ومسارات الطوارئ، لضمان تنفيذ جميع العمليات خلف الكواليس بكفاءة، مع بقائها بعيدة تماماً عن أنظار الضيوف.
ومن خلال التعامل مع المجمع التشغيلي، وعمليات النقل، وإدارة العروض كمنظومة واحدة متكاملة، وفرت "إيفولوشن" أساساً تشغيلياً مستقراً للمراسم الرسمية، مكّن البرنامج الاحتفالي من التعبير عن قيمه الثقافية والدبلوماسية دون أن تطغى عليه التعقيدات التشغيلية.
أبرز عناصر التنفيذ
• تنفيذ مراسم الاستقبال الرسمي لسمو أمير دولة الكويت في "قصر الوطن" بتاريخ 5 مارس 2024.
• إنشاء مجمع تشغيلي متكامل ومنطقة تشغيل خلف الكواليس في "قصر الإمارات".
• دعم مشاركة نحو 950 مؤدياً و200 حصان وجمل ضمن البرنامج الرسمي.
• تجهيز إسطبلات، ومرافق مخصصة للإبل، ومناطق انتظار، وخطط متكاملة لرعاية الحيوانات.
• إدارة عمليات نقل المؤدين والحيوانات بين المجمع التشغيلي وموقع المراسم في "قصر الوطن".
• تنفيذ أكثر من كيلومتر واحد من الأسوار المؤقتة المنظمة لضمان حركة آمنة وفصل واضح بين المسارات التشغيلية.
• إدارة مباشرة للعروض، وتنظيم صفوف المشاركين، والإشراف على التسلسل الزمني للمراسم الرسمية.
النتائج
استندت مراسم الاستقبال إلى منظومة تشغيلية متكاملة قادرة على إدارة مئات المؤدين والحيوانات بكفاءة عالية، مع بقائها بالكامل خلف الكواليس، بحيث لم تؤثر العمليات التشغيلية على تجربة الضيوف أو الطابع الرسمي للمناسبة.
وأتاح هذا الفصل بين العمليات والمراسم أن يعكس الاستقبال قيم التراث، والاحترام المتبادل، والعلاقات الأخوية بين دولة الإمارات ودولة الكويت من خلال برنامج ثقافي نُفذ بدقة متناهية، فيما أُديرت جميع جوانب رعاية الحيوانات، وحركة المشاركين، وجاهزيتهم التشغيلية وفق أعلى معايير التنظيم والسلامة، بعيداً عن أنظار الحضور.
فرق تنفيذ المشروع
العميل: الهيئة الرئاسية للمراسم والسرد الاستراتيجي
إيفولوشن للفعاليات: تولّت تخطيط العمليات خلف الكواليس، وإدارة جاهزية ورعاية المؤدين والحيوانات، وتنسيق عمليات النقل، وإجراءات الاعتماد والفحص، والخدمات اللوجستية التشغيلية، وإدارة العروض، والتنسيق مع فرق البروتوكول، والإشراف على التنفيذ المباشر للمراسم.
إيفولوشن لخدمات المواقع: تولّت تنفيذ البنية التحتية المؤقتة، والمرافق التشغيلية، والخدمات الداعمة للموقع.
إيفولوشن للتقنية: تولّت تنفيذ أنظمة الصوت، والفيديو، والإضاءة الداعمة للمراسم الرسمية والعروض الثقافية.
دعم إضافي للمشروع: إيفولوشن للأثاث – إيفولوشن للتصنيع.
