في عام 2023، تولّت إيفولوشن تنظيم مراسم الاستقبال الرسمية للزيارة الرسمية لرئيس جمهورية كوريا الجنوبية إلى دولة الإمارات العربية المتحدة في قصر الوطن. حيث استقبل صاحب السمو الشيخ محمد بن زايد آل نهيان، رئيس الدولة، الرئيس يون سوك يول والوفد الكوري، بحضور كبار المسؤولين والضيوف من الجانبين.
تطلّبت المراسم تقديم تجربة تعكس أعلى مستويات البروتوكول الدبلوماسي، مع توظيف الثقافة والتراث الإماراتي بوصفهما العنصر الأساسي في مراسم الاستقبال. ولم يقتصر دور إيفولوشن على تنظيم الاستقبال الرسمي في قصر الوطن، بل شمل أيضاً إدارة مجمع تشغيلي متكامل في قصر الإمارات لدعم الخيول والهجن، وفرق الرعاية المشاركة في الموكب التراثي.
واعتمدت التجربة على تقديم التراث الإماراتي بصورة أصيلة وعلى نطاق احتفالي واسع، حيث جرى تنسيق حركة الخيول، والهجن، والمؤدين، والجهات الرسمية وفق تسلسل بروتوكولي دقيق، يعزز هيبة المناسبة ويمنح الضيوف تجربة احتفالية متكاملة، مع ضمان بقاء جميع العمليات التشغيلية خلف الكواليس دون التأثير على سير المراسم.
التحديات
تطلّب الموكب التراثي الذي ضم الخيول والهجن إنشاء بنية تشغيلية متكاملة لاستيعاب ما يصل إلى 400 حيوان، مع توفير مرافق مخصصة للرعاية، والإيواء، والخدمات البيطرية، بما يضمن جاهزيتها طوال فترات التدريب والبروفات والمراسم الرسمية.
كما احتاج مقدمو الرعاية والفرق التشغيلية إلى خيام وكبائن مخصصة بالقرب من مناطق التجهيز، بحيث تتيح لهم دعم العمليات الميدانية بكفاءة، مع الحفاظ على فصلها الكامل عن مسارات كبار الشخصيات والضيوف الرسميين.
وفي قصر الوطن، كان لا بد من تنفيذ العروض الثقافية والاستعراضات التراثية وفق أعلى معايير البروتوكول والأمن، مع تنسيق حركة المؤدين، والخيول، والهجن، والجهات الرسمية ضمن تسلسل دبلوماسي دقيق، يضمن أن يعيش الضيوف مراسم استقبال متكاملة، بينما تبقى جميع العمليات التشغيلية والتنظيمية خلف الكواليس دون أن تؤثر على سير الحدث.
التنفيذ
قامت إيفولوشن بتصميم وإنشاء مجمع تشغيلي متكامل في قصر الإمارات لاستيعاب ما يصل إلى 400 من الخيول والهجن، مع تخطيط يضمن سهولة حركة الحيوانات، ورعايتها، وتجهيزها للمشاركة في الموكب التراثي الذي شكّل العنصر الرئيسي في مراسم الاستقبال الرسمية.
كما جرى توفير خيام وكبائن تشغيلية واسعة لاستضافة فرق الرعاية والإشراف، بما وفر بيئة عمل متكاملة تلبي متطلبات رعاية الحيوانات، والتجهيز، والبروفات، مع الحفاظ على قربها من مواقع التنفيذ دون التأثير على مناطق كبار الشخصيات أو المسارات الرسمية للمراسم.
وفي قصر الوطن، تولّت إيفولوشن تنسيق العروض الثقافية والاستعراضات التي أبرزت التراث الإماراتي، حيث عملت فرق الإنتاج والتصميم على مواءمة حركة الموكب، ووصول الضيوف، وتوقيت المراسم الرسمية بما يتوافق مع متطلبات البروتوكول والأمن.
وأُدير المشروع كوحدة تشغيلية واحدة مترابطة، ربطت بين الأعمال الخلفية في قصر الإمارات، بما في ذلك تجهيز الحيوانات والفرق المشاركة، وبين مراسم الاستقبال الرسمية في قصر الوطن، لضمان انتقال جميع عناصر الحدث بسلاسة ودقة طوال مراحل التنفيذ.
أبرز عناصر التنفيذ
• تنفيذ مراسم الاستقبال الرسمية للزيارة الرسمية لرئيس جمهورية كوريا الجنوبية في قصر الوطن.
• استقبال أكثر من 1,000 من كبار الشخصيات والضيوف الرسميين.
• تنفيذ موكب تراثي للخيول والهجن شكّل العنصر الرئيسي في مراسم الاستقبال.
• إنشاء مجمع تشغيلي متكامل في قصر الإمارات لاستيعاب ما يصل إلى 400 من الخيول والهجن.
• توفير خيام وكبائن تشغيلية مخصصة لفرق رعاية الحيوانات والإشراف عليها.
• تنسيق العروض الثقافية والاستعراضات التي تجسد التراث الإماراتي.
• إدارة متكاملة للبروتوكول، والأمن، والعمليات اللوجستية، والتنسيق التشغيلي للمراسم الرسمية.
النتائج
نجحت مراسم الاستقبال الرسمية في الجمع بين الدقة الدبلوماسية وإبراز الهوية الثقافية لدولة الإمارات بأسلوب يليق بزيارة رسمية رفيعة المستوى. فقد أضفى الموكب التراثي، والعروض الثقافية، حضوراً مميزاً على مراسم الاستقبال، بينما أسهم المجمع التشغيلي المخصص للخيول والهجن، ومرافق فرق الرعاية، في ضمان جاهزية جميع العناصر الاحتفالية وتنفيذها وفق أعلى معايير التنظيم.
وعاش الضيوف تجربة استقبال وطنية متكاملة في قصر الوطن، اتسمت بالانسيابية والتنظيم الدقيق، في حين بقيت جميع عمليات الرعاية، والبروفات، والتجهيزات اللوجستية، والعمليات التشغيلية خلف الكواليس، بما حافظ على هيبة المراسم وسلاسة تسلسلها البروتوكولي.
منظومة المشروع
العميل: هيئة المراسم والبروتوكول والسرد الاستراتيجي
إيفولوشن للفعاليات: تولت إدارة إنتاج الزيارة الرسمية، والتخطيط للمراسم، وتنسيق البرنامج الثقافي، وإدارة أعمال البروتوكول، والتنسيق الأمني، وإدارة العمليات اللوجستية الخاصة بالخيول والهجن، والتنسيق مع الجهات المعنية، والإشراف على التنفيذ المباشر.
إيفولوشن لخدمات المواقع: تولت تنفيذ البنية التحتية للموقع، وإنشاء المجمع التشغيلي، والخيام، والكبائن، والمرافق التشغيلية الداعمة.
إيفولوشن للتقنية: نفذت منظومة الإنتاج التقني والأنظمة السمعية والبصرية الداعمة لمراسم الاستقبال.
دعم إضافي للمشروع: إيفولوشن للأثاث – إيفولوشن للتصنيع
