أُقيمت فعالية غداً 21: التجمع خلال الفترة من 19 إلى 21 مارس 2019 في فندق روتانا منطقة السعديات، وجمعت نخبة من خبراء التخطيط العمراني والهندسة المعمارية للعمل على تطوير ستة مشاريع تسهم في رسم مستقبل أبوظبي، واختُتم البرنامج بالعروض النهائية وحفل توزيع الجوائز.
لم يكن هذا الحدث مؤتمراً يناقش الابتكار فحسب، بل منصة عملية لإنتاجه. فقد صممت إيفولوشن القاعة لتكون استوديو عمل يتيح للفرق الرسم، وإعداد النماذج، واختبار الأفكار، وتطويرها، مع توفير بيئة تدعم في الوقت نفسه الجلسات العامة، ومشاركة أصحاب المصلحة، والعروض الرسمية.
واعتمد تصميم التجربة على دعم الإنتاجية، حيث تم اختيار الأثاث، والتقنيات، وتقسيم المساحات، والدعم التشغيلي وفقاً لطبيعة العمل المطلوب من المشاركين، بدلاً من الاعتماد على تخطيط تقليدي للمؤتمرات.
The Challenge
احتاجت الفرق الستة إلى مساحات عمل مستقلة، وأدوات متخصصة، ودعم تقني متواصل على مدار ثلاثة أيام. وفي الوقت نفسه، كان على قاعة الاحتفالات أن تستوعب الكلمات الرئيسية، وجلسات النقاش، والحوارات المشتركة، والعروض الختامية، وحفل الجوائز.
كما شمل المشروع إدارة الدعوات، وبطاقات التعريف، وحقائب الهدايا، وخدمات الضيافة، والمضيفات، والتنسيق مع دائرة التخطيط العمراني والبلديات، و الوكالة، والخبراء المشاركين. وكان لا بد أن تبقى هذه الخدمات مرنة وقادرة على الاستجابة لورشة عمل تتطور متطلباتها مع تطور الأفكار.
التنفيذ
صممت إيفولوشن طاولات ورش عمل وأثاثاً مخصصاً منح كل فريق مساحة واضحة للتعاون والإبداع. كما وفرت شاشات واكوم تفاعلية كبيرة للرسم الرقمي ، وطابعات لوحية، ومستلزمات متخصصة لإعداد النماذج، مما مكّن المشاركين من الانتقال مباشرة من النقاش إلى تطوير الأفكار بصرياً دون مغادرة بيئة العمل.
وحافظ تصميم القاعة على الترابط بين العمل الجماعي لكل فريق والبرنامج المشترك، حيث وفرت مناطق العمل بيئة مناسبة للتركيز، بينما حافظ المسرح، وقاعة العروض، ومسارات الحركة المشتركة على ارتباط المشاريع الستة برؤية حضرية موحدة.
وشمل التنفيذ تجهيز منطقة الاستقبال وقاعة الاحتفالات بالكامل، بما في ذلك الأرضيات، والمنصة الرئيسية، والعناصر الديكورية المخصصة، لتوفير هوية بصرية تليق بكبار مسؤولي القطاع الحكومي. كما وفرت إيفولوشن حلولاً متكاملة لأنظمة الصوت والصورة والهياكل المعدنية، دعماً لجلسات العمل والعروض الرسمية.
وتولت إيفولوشن إدارة بطاقات التعريف، والدعوات، والهدايا، وخدمات الضيافة، والمضيفات، والتوثيق، والتواصل مع جميع الجهات المعنية طوال الأيام الثلاثة. وتم تصميم الخطة التشغيلية بما يتوافق مع إيقاع الورشة، بما يتيح لفرق الدعم والموارد التقنية الاستجابة المستمرة لتطور المشاريع.
أبرز عناصر التنفيذ
• تنفيذ بيئة متكاملة لورشة عمل، وجلسات عامة، وحفل جوائز استمرت ثلاثة أيام في فندق سعديات روتانا.
• دعم ستة فرق عمل ضمن قاعة متعددة الاستخدامات وقابلة للتكيف.
• تصميم وتنفيذ طاولات ورش عمل، وأثاث مخصص، وعناصر ديكورية خاصة.
• توفير شاشات واكم للرسم الرقمي ، وطابعات لوحية، ومستلزمات إعداد النماذج.
• تنفيذ حلول متكاملة لأنظمة الصوت والصورة، والهياكل المعدنية، والأرضيات، والمنصة الرئيسية، وتجهيزات منطقة الاستقبال.
• ادارة بطاقات التعريف، والدعوات، وحقائب الهدايا، وخدمات الدعم الميداني.
• تنسيق خدمات الضيافة، وإدارة المضيفات، والتوثيق، والتواصل مع أصحاب المصلحة.
النتائج
وفرت غداً 21: التجمع للفرق الستة بيئة عملية مكّنتهم من تطوير الأفكار وتحويلها إلى مشاريع قابلة للعرض، بدلاً من الاكتفاء بمناقشتها. كما دعمت البيئة التركيز أثناء العمل، وإتاحة الوصول إلى الأدوات المتخصصة، إلى جانب توفير لحظات تجمع مشتركة عندما انتقلت الفرق إلى المسرح لتقديم أعمالها.
وبحلول الأمسية الختامية، كانت قاعة الاحتفالات قد احتضنت الدورة الكاملة لتطوير المشاريع، بدءاً من التعاون الأولي، وبلورة الأفكار بصرياً، وصولاً إلى العروض النهائية والتكريم.
منظومة المشروع
العميل:
دائرة التخطيط العمراني والبلديات
إيفولوشن للفعاليات :
تولت قيادة استراتيجية الفعالية، والتخطيط المكاني، وتجهيز البنية التحتية لورش العمل، وإدارة خدمات المشاركين، والتنسيق مع أصحاب المصلحة، والتشغيل المباشر للفعالية على مدار ثلاثة أيام.
إيفولوشن للتصنيع :
تولت تنفيذ المنصة الرئيسية، وتجهيز منطقة الاستقبال، والأرضيات، والعناصر الديكورية، وبيئة ورش العمل.
إيفولوشن للتقنية:
وفرت حلولاً متكاملة لأنظمة الصوت والصورة والهياكل المعدنية، وشاشات واكم للرسم ، وطابعات لوحية، والدعم التقني لجلسات العمل والعروض.
إيفولوشن للأثاث:
تولت تصميم وتصنيع وتوريد طاولات ورش العمل والأثاث المخصص لدعم الفرق الستة المشاركة.
